Las auditorías virtuales se han convertido en un pilar de las actuales condiciones de pandemia. Sin embargo, uno puede evitar ser víctima de una auditoría virtual con una palabra: planificación. Suena simple, ¿verdad? Una palabra puede curar la arquitectura de auditoría virtual. Pero por más simple que parezca, la planificación es realmente la clave para garantizar una auditoría virtual exitosa.
Esta planificación comienza antes de los primeros pasos tradicionales de una auditoría. Las preguntas a considerar incluyen: ¿Qué plataforma en línea se utilizará para realizar la auditoría virtual? ¿Se utilizará vídeo? ¿Cuántos días durará la auditoría virtual? ¿Tenemos disposiciones para observar los aspectos de la auditoría que normalmente se realizan in situ? Estas son algunas preguntas que el auditor y el representante de auditoría del Operador deben responder antes de comenzar la auditoría. Una vez más, ¡la planificación es clave! Mi sugerencia para los auditores es documentar estas respuestas como parte del Plan de Auditoría. Otra pregunta más personal que los operadores deben hacerse es: ¿Es mi auditor tecnológicamente competente para realizar mi auditoría? Si su auditor no responde a las preguntas anteriores, o planea “improvisar”, entonces, como Operador, podría ser mejor considerar a otro auditor o esperar hasta que las condiciones permitan una auditoría in situ. Aunque estemos en la aviación, “improvisar” no es una técnica de auditoría para garantizar una auditoría virtual exitosa.
Muchas plataformas de reuniones en línea permiten compartir pantalla. Esto revoluciona la auditoría virtual. Es importante permitir el intercambio de documentos en tiempo real. De hecho, es casi lo mismo que una auditoría in situ en este aspecto. Al seleccionar una plataforma en línea, asegúrese de que tenga esta capacidad. Una vez seleccionada la plataforma, realice una prueba. Uno o dos días antes de la auditoría, seleccione un horario y asegúrese de que todos puedan acceder a la plataforma, puedan maniobrar dentro de ella y tengan su sonido y video funcionando. Solucionar estos errores antes del inicio de la auditoría dará como resultado una experiencia de auditoría virtual mejor y más fluida para todos los involucrados.
Si bien la planificación de la auditoría virtual comparte muchos de los mismos pasos que tendría una auditoría in situ tradicional, la planificación de la auditoría virtual requiere más atención a los detalles de cómo se llevará a cabo cada fase de la auditoría. Como lo requeriría cualquier tipo de auditoría, es fundamental tener una lista de verificación de auditoría completa y la documentación de auditoría fácilmente disponibles para el auditor. Además, comparta los manuales de la empresa con el auditor antes de que se realice la auditoría. Este paso permite al auditor familiarizarse con el Operador y sus políticas y procedimientos, y aclarar cualquier elemento. Al concluir la fase de revisión de documentos, el auditor debe transmitir cualquier área de preocupación al Operador para que estas preguntas puedan resolverse antes de la auditoría.
Un elemento secundario para una auditoría virtual exitosa es el "pensamiento innovador". Ok, en realidad son cinco palabras, pero la capacidad de pensar fuera de lo común es primordial. Tanto para los operadores como para los auditores, poder imitar las expectativas de una auditoría in situ es necesario para tener éxito. Sin embargo, un inconveniente de una auditoría virtual es no poder ver la operación, observar las operaciones de remolque, caminar por un hangar, inspeccionar un parque de combustible, etc. Pero, mediante el uso de tecnología y soluciones “listas para usar” pensamiento." el auditor puede ver estos importantes elementos de auditoría. El 'cómo' está en la planificación de la auditoría. Si el operador tiene cámaras de seguridad, se puede acceder a ellas y compartirlas en la plataforma en línea, lo que permite al auditor ver estos elementos. Si esta no es una opción, el operador puede recorrer las instalaciones y capturar observaciones de las tareas a través de video en un teléfono. O bien, estas tareas pueden grabarse y reproducirse para el auditor durante la auditoría. Este tipo de “pensamiento innovador” es necesario al planificar y realizar una auditoría virtual.
Nosotros, como Operadores y auditores, hemos sido condicionados a los aspectos de realizar auditorías in situ. Ahora que el panorama de las auditorías ha cambiado debido a la pandemia de COVID-19, las auditorías virtuales se han convertido en un pilar de la aviación. El éxito de una auditoría virtual depende de la planificación y del pensamiento innovador. Con estos dos principios, uno puede sobrevivir a una auditoría virtual, en lugar de convertirse en víctima de ella. Una auditoría virtual exitosa está a solo dos pasos de distancia: ¡recuerde planificar y estar dispuesto a pensar de manera innovadora!
