Ein Leitfaden für ein erfolgreiches virtuelles Audit

Virtuelle Audits sind in der aktuellen Pandemiezeit unverzichtbar geworden. Doch mit einem Wort lässt sich verhindern, dass man bei einem virtuellen Audit scheitert: Planung. Klingt einfach, oder? Ein Wort genügt, um die Architektur eines virtuellen Audits zu optimieren. So simpel es auch klingen mag: Planung ist tatsächlich der Schlüssel zu einem erfolgreichen virtuellen Audit.

Diese Planung beginnt bereits vor den üblichen ersten Schritten eines Audits. Zu den zu berücksichtigenden Fragen gehören: Welche Online-Plattform wird für das virtuelle Audit genutzt? Wird Video verwendet? Wie viele Tage wird das virtuelle Audit dauern? Sind Vorkehrungen getroffen, um die üblicherweise vor Ort durchzuführenden Aspekte des Audits zu beobachten? Diese Fragen sollten der Auditor und der Auditbeauftragte des Betreibers vor Beginn des Audits beantworten. Eine sorgfältige Planung ist entscheidend! Ich empfehle Auditoren, diese Antworten im Auditplan zu dokumentieren. Eine weitere, persönlichere Frage, die sich Betreiber stellen sollten, lautet: Ist mein Auditor technisch kompetent genug, um mein Audit durchzuführen? Wenn Ihr Auditor die oben genannten Fragen nicht beantwortet oder plant, das Audit ohne Vorbereitung durchzuführen, ist es für Sie als Betreiber ratsam, einen anderen Auditor zu beauftragen oder zu warten, bis die Bedingungen ein Audit vor Ort zulassen. Auch in der Luftfahrtbranche ist „ohne Vorbereitung“ keine geeignete Auditmethode für ein erfolgreiches virtuelles Audit!

Viele Online-Meeting-Plattformen ermöglichen die Bildschirmfreigabe. Dies revolutioniert virtuelle Audits. Die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu teilen, ist wichtig. Tatsächlich ist ein virtuelles Audit in dieser Hinsicht fast identisch mit einem Vor-Ort-Audit. Achten Sie bei der Auswahl einer Online-Plattform darauf, dass diese Funktion vorhanden ist. Führen Sie nach der Auswahl der Plattform einen Testlauf durch. Wählen Sie ein oder zwei Tage vor dem Audit einen Termin und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden auf die Plattform zugreifen und sie bedienen können und dass Ton und Video funktionieren. Die Behebung dieser Probleme vor Beginn des Audits führt zu einem besseren und reibungsloseren virtuellen Audit-Erlebnis für alle Beteiligten.

Die Planung virtueller Audits ähnelt zwar in vielen Schritten einem traditionellen Vor-Ort-Audit, erfordert aber eine detailliertere Planung der einzelnen Auditphasen. Wie bei beiden Auditarten ist es unerlässlich, dass dem Auditor eine vollständige Checkliste und die gesamte Dokumentation zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollten dem Auditor vor dem Audit die Unternehmenshandbücher zugänglich gemacht werden. So kann er sich mit dem Betreiber, dessen Richtlinien und Verfahren vertraut machen und Unklarheiten beseitigen. Nach Abschluss der Dokumentenprüfung sollte der Auditor dem Betreiber alle festgestellten Problembereiche mitteilen, damit diese vor dem Audit geklärt werden können.

Ein weiterer wichtiger Faktor für ein erfolgreiches virtuelles Audit ist „unkonventionelles Denken“. Zugegeben, es sind fünf Wörter, aber die Fähigkeit, über den Tellerrand hinauszuschauen, ist von entscheidender Bedeutung. Sowohl für Betreiber als auch für Auditoren ist es unerlässlich, die Erwartungen an ein Vor-Ort-Audit zu simulieren. Ein Nachteil eines virtuellen Audits besteht jedoch darin, dass der Betrieb nicht vor Ort eingesehen werden kann, beispielsweise Schleppvorgänge, ein Gang durch einen Hangar oder die Inspektion eines Tanklagers. Durch den Einsatz von Technologie und unkonventionellem Denken kann der Auditor diese wichtigen Punkte jedoch dennoch erkennen. Das „Wie“ liegt in der Auditplanung. Verfügt der Betreiber über Sicherheitskameras, können diese auf der Online-Plattform eingesehen und geteilt werden, sodass der Auditor diese Punkte einsehen kann. Ist dies nicht möglich, kann der Betreiber einen Rundgang durch die Anlage durchführen und die Arbeitsabläufe per Video mit dem Smartphone dokumentieren. Alternativ können diese Vorgänge aufgezeichnet und dem Auditor während des Audits vorgespielt werden. Solches unkonventionelles Denken ist bei der Planung und Durchführung eines virtuellen Audits unerlässlich.

Wir als Betreiber und Auditoren sind an die Durchführung von Vor-Ort-Audits gewöhnt. Da sich die Auditlandschaft durch die COVID-19-Pandemie verändert hat, sind virtuelle Audits in der Luftfahrtbranche zum Standard geworden. Der Erfolg eines virtuellen Audits hängt von sorgfältiger Planung und unkonventionellem Denken ab. Mit diesen beiden Prinzipien kann man ein virtuelles Audit erfolgreich meistern, anstatt ihm zum Opfer zu fallen. Ein erfolgreiches virtuelles Audit ist nur zwei Schritte entfernt – denken Sie daran, zu planen und unkonventionell zu denken!