การตรวจสอบเสมือนจริงได้กลายเป็นแกนหลักของสภาวะการแพร่ระบาดในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม เราสามารถป้องกันการตกเป็นเหยื่อของการตรวจสอบเสมือนได้ด้วยคำเดียว นั่นคือ การวางแผน ฟังดูง่ายใช่มั้ย? คำเดียวสามารถรักษาสถาปัตยกรรมการตรวจสอบเสมือนได้ แต่การวางแผนง่ายๆ ก็คือกุญแจสำคัญในการทำให้ การตรวจสอบเสมือนประสบความสำเร็จ
การวางแผนนี้เริ่มต้นก่อนขั้นตอนแรกของการตรวจสอบแบบดั้งเดิม คำถามที่ต้องพิจารณา ได้แก่: แพลตฟอร์มออนไลน์ใดที่จะใช้สำหรับโฮสต์การตรวจสอบเสมือน วีดีโอจะถูกนำมาใช้หรือไม่? การตรวจสอบเสมือนจะใช้เวลากี่วัน? เรามีข้อกำหนดในการสังเกตการตรวจสอบ ณ สถานที่โดยปกติหรือไม่? นี่เป็นคำถามสองสามข้อที่ผู้ตรวจสอบและตัวแทนตรวจสอบของผู้ปฏิบัติงานควรตอบก่อนเริ่มการตรวจสอบ ขอย้ำอีกครั้งว่าการวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ! คำแนะนำของฉันสำหรับผู้ตรวจสอบคือให้บันทึกคำตอบเหล่านี้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการตรวจสอบ คำถามส่วนตัวอีกประการหนึ่งที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องถามคือ – ผู้ตรวจสอบบัญชีของฉันมีความสามารถทางเทคโนโลยีในการดำเนินการตรวจสอบของฉันหรือไม่? หากผู้ตรวจสอบของคุณไม่ได้ตอบคำถามข้างต้น หรือวางแผนที่จะ "ดำเนินการ" ดังนั้นในฐานะผู้ปฏิบัติงาน การพิจารณาผู้ตรวจสอบรายอื่นหรือรอจนกว่าเงื่อนไขจะเอื้ออำนวยให้มีการตรวจสอบนอกสถานที่จะเป็นประโยชน์สูงสุด แม้ว่าเราจะอยู่ในธุรกิจการบิน แต่ "การติดปีก" ไม่ใช่เทคนิคการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบเสมือนจะประสบความสำเร็จ!
แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์หลายแห่งอนุญาตให้แชร์หน้าจอได้ นี่เป็นการปฏิวัติการตรวจสอบเสมือน การอนุญาตให้แชร์เอกสารแบบเรียลไทม์ถือเป็นสิ่งสำคัญ ในความเป็นจริงแล้ว เกือบจะเหมือนกับการตรวจสอบนอกสถานที่ในด้านนี้ เมื่อเลือกแพลตฟอร์มออนไลน์ ต้องแน่ใจว่าแพลตฟอร์มนั้นมีความสามารถนี้ เมื่อเลือกแพลตฟอร์มแล้ว ให้ทำการทดสอบการทำงาน หนึ่งหรือสองวันก่อนการตรวจสอบ ให้เลือกเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงแพลตฟอร์มได้ สามารถดำเนินการภายในแพลตฟอร์มได้ และให้เสียงและวิดีโอทำงานได้ การแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ก่อนเริ่มการตรวจสอบจะส่งผลให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับประสบการณ์การตรวจสอบเสมือนจริงที่ดีขึ้น ลื่นไหลมากขึ้น
แม้ว่าการวางแผนการตรวจสอบเสมือนจริงจะใช้ขั้นตอนเดียวกันกับการตรวจสอบนอกสถานที่แบบดั้งเดิม แต่การวางแผนการตรวจสอบเสมือนจริงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดมากขึ้นว่าจะดำเนินการตรวจสอบแต่ละขั้นตอนอย่างไร เนื่องจากต้องมีการตรวจสอบประเภทใดประเภทหนึ่ง การมีรายการตรวจสอบการตรวจสอบและเอกสารการตรวจสอบที่ครบถ้วนพร้อมให้ผู้ตรวจสอบบัญชีถือเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ ควรแบ่งปันคู่มือของบริษัทกับผู้ตรวจสอบก่อนที่จะมีการตรวจสอบ ขั้นตอนนี้ช่วยให้ผู้ตรวจสอบทำความคุ้นเคยกับผู้ปฏิบัติงานตลอดจนนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานของพวกเขา และเพื่อชี้แจงรายการต่างๆ เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการตรวจสอบเอกสาร ผู้ตรวจสอบควรแจ้งประเด็นใดๆ ที่เป็นข้อกังวลให้ผู้ปฏิบัติงานทราบ เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ก่อนการตรวจสอบ
องค์ประกอบรองของการตรวจสอบเสมือนที่ประสบความสำเร็จคือ “การคิดนอกกรอบ” โอเค จริงๆ แล้วมันเป็นห้าคำ แต่ความสามารถในการคิดนอกกรอบเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง สำหรับผู้ปฏิบัติงานและผู้ตรวจสอบ ความสามารถในการเลียนแบบความคาดหวังของการตรวจสอบนอกสถานที่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม ข้อเสียเปรียบประการหนึ่งของการตรวจสอบเสมือนคือการไม่สามารถดูการดำเนินการ สังเกตการดำเนินการลากจูง เดินผ่านโรงเก็บเครื่องบิน ตรวจสอบฟาร์มเชื้อเพลิง ฯลฯ แต่ผ่านการใช้เทคโนโลยีและ "นอกกรอบ- กำลังคิด” ผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถดูรายการตรวจสอบที่สำคัญเหล่านี้ได้ 'วิธีการ' อยู่ในการวางแผนการตรวจสอบ หากผู้ปฏิบัติงานมีกล้องวงจรปิด ก็สามารถเข้าถึงและแบ่งปันบนแพลตฟอร์มออนไลน์ได้ ทำให้ผู้ตรวจสอบสามารถเห็นรายการเหล่านี้ได้ หากไม่ใช่ทางเลือก ผู้ปฏิบัติงานสามารถเดินไปรอบๆ และจับภาพการสังเกตงานผ่านวิดีโอบนโทรศัพท์ได้ หรืองานเหล่านี้สามารถบันทึกและเล่นให้ผู้ตรวจสอบในระหว่างการตรวจสอบได้ “การคิดนอกกรอบ” ดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นในการวางแผนและดำเนินการตรวจสอบเสมือน
เราในฐานะผู้ปฏิบัติงานและผู้ตรวจสอบบัญชี ได้รับการกำหนดเงื่อนไขในการดำเนินการตรวจสอบนอกสถานที่ ขณะนี้ภาพรวมการตรวจสอบเปลี่ยนแปลงไปเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 การตรวจสอบเสมือนจึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของการบิน ความสำเร็จของการตรวจสอบเสมือนขึ้นอยู่กับการวางแผนและการคิดนอกกรอบ ด้วยหลักการทั้งสองนี้ เราจึงสามารถอยู่รอดได้จากการตรวจสอบเสมือน แทนที่จะตกเป็นเหยื่อของการตรวจสอบดังกล่าว การตรวจสอบเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จอยู่ห่างออกไปเพียงสองขั้นตอน อย่าลืมวางแผนและเต็มใจที่จะคิดนอกกรอบ!
