Виртуальные аудиты стали основой нынешних условий пандемии. Однако не стать жертвой виртуального аудита можно одним словом – Планирование. Звучит просто, правда? Одно слово может вылечить архитектуру виртуального аудита. Но как бы просто это ни звучало, планирование на самом деле является ключом к обеспечению успешного виртуального аудита.
Это планирование начинается до традиционных первых шагов аудита. Вопросы для рассмотрения включают в себя: Какая онлайн-платформа будет использоваться для проведения виртуального аудита? Будет ли использоваться видео? Сколько дней будет длиться виртуальный аудит? Имеются ли у нас положения для наблюдения за аспектами аудита, которые обычно проводятся на месте? Это несколько вопросов, на которые аудитор и представитель Оператора по аудиту должны ответить перед началом аудита. Опять же, планирование является ключевым моментом! Я предлагаю аудиторам задокументировать эти ответы как часть плана аудита. Еще один, более личный вопрос, который операторы должны задать: является ли мой аудитор технологически компетентным для проведения моего аудита? Если ваш аудитор не отвечает на вышеуказанные вопросы или планирует «сделать это», то, как Оператору, возможно, в наилучших интересах рассмотреть возможность другого аудитора или подождать, пока условия позволят провести аудит на месте. Несмотря на то, что мы занимаемся авиацией, «наворот» — это не метод аудита, обеспечивающий успешный виртуальный аудит!
Многие платформы онлайн-встреч позволяют совместно использовать экран. Это революционизирует виртуальный аудит. Важно разрешить обмен документами в режиме реального времени. По сути, в этом аспекте это почти то же самое, что и выездной аудит. При выборе онлайн-платформы убедитесь, что она имеет такую возможность. После выбора платформы выполните тестовый запуск. За день или два до аудита выберите время и убедитесь, что каждый имеет доступ к платформе, может маневрировать на ней, а звук и видео работают. Устранение этих ошибок до начала аудита приведет к улучшению и большей гибкости виртуального аудита для всех участников.
Хотя планирование виртуального аудита во многом повторяет те же этапы, что и традиционный аудит на месте, планирование виртуального аудита требует большего внимания к деталям того, как будет проводиться каждый этап аудита. Поскольку для любого типа аудита требуется наличие заполненного контрольного списка аудита и аудиторской документации, доступной аудитору, крайне важно. Кроме того, перед проведением аудита поделитесь руководствами компании с аудитором. Этот шаг позволяет аудитору ознакомиться с Оператором, его политикой и процедурами, а также прояснить любые вопросы. По завершении этапа проверки документов аудитор должен сообщить Оператору обо всех проблемах, вызывающих беспокойство, чтобы эти вопросы можно было решить до начала аудита.
Вторичным элементом успешного виртуального аудита является «нестандартное мышление». Хорошо, на самом деле это пять слов, но способность мыслить нестандартно имеет первостепенное значение. Как для операторов, так и для аудиторов для достижения успеха необходима способность имитировать ожидания аудита на месте. Однако одним недостатком виртуального аудита является отсутствие возможности увидеть работу, понаблюдать за буксировочными работами, пройтись по ангару, осмотреть топливную базу и т.д. мышление». аудитор может видеть эти важные элементы аудита. «Как» находится в планировании аудита. Если у оператора есть камеры видеонаблюдения, к ним можно получить доступ и поделиться ими на онлайн-платформе, что позволит аудитору видеть эти элементы. Если это невозможно, оператор может обойти объект и зафиксировать наблюдения за выполнением задач с помощью видео на телефоне. Или эти задачи можно записать и воспроизвести для аудитора во время аудита. Такое «нестандартное мышление» необходимо при планировании и проведении виртуального аудита.
Мы, как операторы и аудиторы, были обусловлены аспектами проведения выездных проверок. Теперь, когда ландшафт аудита изменился из-за пандемии COVID-19, виртуальные аудиты стали основой авиации. Успех виртуального аудита зависит от планирования и нестандартного мышления. Благодаря этим двум принципам виртуальный аудит можно пережить, а не стать его жертвой. Успешный виртуальный аудит находится всего в двух шагах — не забывайте планировать и быть готовы мыслить нестандартно!
