Руководство по выживанию для обеспечения успешного виртуального аудита

Виртуальные аудиты стали неотъемлемой частью нынешних условий пандемии. Однако предотвратить провал виртуального аудита можно одним словом – планирование. Звучит просто, не правда ли? Одно слово может решить все проблемы виртуального аудита. Но, как бы просто это ни звучало, планирование действительно является ключом к успешному проведению виртуального аудита.

Планирование начинается еще до традиционных первых шагов аудита. Следует рассмотреть следующие вопросы: Какая онлайн-платформа будет использоваться для проведения виртуального аудита? Будет ли использоваться видеосвязь? Сколько дней займет виртуальный аудит? Предусмотрены ли у нас возможности для наблюдения за обычно проводимыми на месте аспектами аудита? Это лишь некоторые из вопросов, на которые аудитор и представитель оператора должны ответить до начала аудита. Повторюсь, планирование – ключ к успеху! Я рекомендую аудиторам задокументировать эти ответы в рамках плана аудита. Однако операторы должны задать себе еще один, более личный вопрос: обладает ли мой аудитор необходимой технологической компетенцией для проведения аудита? Если ваш аудитор не отвечает на вышеуказанные вопросы или планирует действовать «наобум», то оператору, возможно, будет целесообразнее рассмотреть другого аудитора или подождать, пока условия не позволят провести аудит на месте. Даже в авиации «импровизация» не является методом, гарантирующим успешное проведение виртуального аудита!

Многие платформы для онлайн-встреч позволяют демонстрировать экран. Это революционизирует виртуальный аудит. Возможность обмена документами в режиме реального времени очень важна. Фактически, в этом аспекте это почти то же самое, что и очный аудит. При выборе онлайн-платформы убедитесь, что она обладает такой возможностью. После выбора платформы проведите тестовый запуск. За день-два до аудита выберите время и убедитесь, что все участники могут получить доступ к платформе, могут свободно перемещаться по ней, а также что у них работают звук и видео. Устранение этих неполадок до начала аудита обеспечит более качественный и плавный виртуальный аудит для всех участников.

Хотя планирование виртуального аудита во многом совпадает с этапами традиционного аудита на месте, оно требует большего внимания к деталям проведения каждого этапа аудита. Как и в любом другом типе аудита, крайне важно иметь под рукой заполненный контрольный список и документацию. Кроме того, необходимо предоставить аудитору руководства компании до начала аудита. Этот шаг позволит аудитору ознакомиться с Оператором, его политикой и процедурами, а также уточнить любые вопросы. По завершении этапа проверки документов аудитор должен сообщить Оператору о любых вызывающих опасения моментах, чтобы эти вопросы были решены до начала аудита.

Второстепенным элементом успешного виртуального аудита является «нестандартное мышление». Да, это пять слов, но способность мыслить нестандартно имеет первостепенное значение. Для операторов и аудиторов умение имитировать ожидания, предъявляемые при очном аудите, необходимо для успеха. Однако одним из недостатков виртуального аудита является невозможность увидеть производственные процессы, понаблюдать за буксировочными операциями, пройтись по ангару, осмотреть топливный склад и т. д. Но благодаря использованию технологий и «нестандартному мышлению» аудитор может увидеть эти важные элементы аудита. «Как» — это вопрос планирования аудита. Если у оператора есть камеры видеонаблюдения, к ним можно получить доступ и поделиться ими на онлайн-платформе, что позволит аудитору увидеть эти элементы. Если это невозможно, оператор может провести обход объекта и зафиксировать наблюдения за выполнением задач с помощью видео на телефоне. Или же эти задачи можно записать и воспроизвести для аудитора во время аудита. Такое «нестандартное мышление» необходимо при планировании и проведении виртуального аудита.

Мы, как операторы и аудиторы, привыкли к проведению проверок на местах. Теперь, когда ситуация с аудитами изменилась из-за пандемии COVID-19, виртуальные аудиты стали неотъемлемой частью авиационной отрасли. Успех виртуального аудита зависит от планирования и нестандартного мышления. Следуя этим двум принципам, можно пережить виртуальный аудит, а не стать его жертвой. Успешный виртуальный аудит — всего два шага: помните о планировании и будьте готовы мыслить нестандартно!